Définition juridique

Cet achat s’effectue sur le marché concurrentiel de l’offre de formation et sa pratique n’est pas réglementée. Pour autant, réussir un bon achat de formation demande le respect d’une méthodologie éprouvée car cet achat se situe au carrefour de deux problématiques : l’optimisation budgétaire et le caractère intellectuel de la prestation achetée. Les informations juridiques relatives au code des marchés publics sont en ligne sur le site www.droit-de-la-formation.fr

 Aspects pratiques

La démarche d’achat ne peut se réduire à la seule négociation tarifaire de la formation. En effet, des gains peuvent être réalisés à de nombreuses étapes, de la phase de conception à celle de l’évaluation. Pour rationaliser la démarche d’achat, il s’agit bien plus de maîtriser une procédure large basée sur l’ingénierie et la veille.

Ce processus englobe un certain nombre d’activités incontournables qui, menées dans les règles de l’art, concourent à la réalisation d’un bon investissement formation.

Démarche d’ingénierie :

La méthodologie d’achat se décline en six étapes clés :

• Recueillir et analyser les besoins
• Rédiger le cahier des charges
• Sélectionner les prestataires
• Négocier
• Contractualiser la relation avec le prestataire
• Evaluer la formation

Chacune de ces étapes permet l’atteinte d’objectifs particuliers et comporte des modalités spécifiques de mise en œuvre.

 Recueil et analyse des besoins :

Première action essentielle, elle permet de vérifier l’existence d’un besoin en compétences et la pertinence de la formation pour répondre à ce besoin. Cette phase doit également renseigner les données de contexte nécessaires à la réalisation de l’action. Lors de cette phase, le responsable de formation se positionne comme consultant interne pour analyser les besoins individuels et collectifs. Il s’appuie sur les orientations stratégiques de l’entreprise, les données de ressources humaines, les objectifs de développement à court, moyen ou long terme de l’entreprise et les projets professionnels du salarié. Le recueil est le plus souvent fait par le biais d’un entretien ou d’un questionnaire mais d’autres méthodes peuvent être utilisées : méthode matricielle, analyse des écarts, analyse des performances, vérification d’hypothèses

Différents interlocuteurs sont mobilisés lors de ce recueil : la direction, le service formation, les responsables de service, les salariés et les représentants du personnel.

 Rédaction du cahier des charges

Une fois identifié, le besoin en formation doit être formalisé pour permettre la meilleure réponse possible. Il s’agit de préciser l’ensemble des éléments administratifs, pédagogiques, organisationnels et financiers dans un document communément appelé « cahier des charges ». Celui-ci sera communiqué aux organismes de formation sollicités pour le projet. Ce cahier des charges comprend a minima les informations suivantes :

• le contexte : présentation de l’entreprise, objectifs liés à la demande de formation…
• les objectifs de formation : compétences à développer, niveau à atteindre…
• la population concernée : nombre, profil, fonction, niveau de formation initiale…
• la mise en œuvre : durée, période de réalisation, impératifs d’organisation, lieu, évaluation, processus de choix du prestataire (si appel d’offres), date butoir de la réponse, référent du dossier…

Le cahier des charges est un outil de communication externe mais également interne. Le faire valider par les acteurs clés (concernés par l’action) permet d’emporter l’adhésion de tous au projet.

  Sélectionner les prestataires

Afin d’être en mesure de sélectionner les organismes de formation potentiellement compétents pour répondre à votre demande, bien connaître l’offre de formation disponible est indispensable. Des outils aident à se repérer sur le marché foisonnant des prestataires de formation :

• le portail orientation formation : www.orientation-formation.fr
• le site intercarif-oref : www.intercariforef.org/
• les réseaux et organismes professionnels
• les éditeurs et la presse spécialisée L’idéal est de se constituer sa propre base de données d’organismes (un simple fichier informatique suffit) en fonction de votre contexte : proximité géographique, domaines d’activités, projets d’évolution, profil des salariés… Ensuite, vous devrez sélectionner un ou plusieurs organismes correspondant au cahier des charges de l’action et décider si vous traitez directement avec un organisme (de gré à gré) ou si vous décidez de lancer un appel d’offres auprès de plusieurs prestataires. Attention : l’appel d’offres a un coût non négligeable : il convient donc de le réserver à des projets importants, stratégiques, récurrents ou qui demandent de l’innovation... A noter : si vous procédez à une consultation, vous devrez comparer les réponses des organismes à l’aide d’une grille de critères hiérarchisés permettant de « noter » les propositions. Ces critères d’attribution sont définis en fonction du projet autour de principes clés : informations sur le prestataire, compréhension de la demande, démarche pédagogique, procédure d’évaluation, prix…

  Négocier

Cette étape permet d’approfondir et d’ajuster la proposition de (ou des) organisme(s) de formation. La négociation peut porter sur de nombreux points : prix/délais de paiement, durée, calendrier, rythme, profil des formateurs, contenu, méthodes pédagogiques, logistique, suivi post-formation, évaluation. Une négociation doit être préparée : bien connaître son cahier des charges, classer les clauses à négocier dans un ordre croissant de priorités, préparer les argumentaires, définir les marges de manœuvre sur chaque clause, anticiper les objections possibles de l’interlocuteur. La négociation ne doit pas être focalisée sur une seule clause, l’objectif étant d’obtenir un équilibre satisfaisant sur le projet global.

 Contractualiser la relation avec le prestataire

Une fois le prestataire choisi, il s’agit de contractualiser les relations. Cette étape permet de formaliser les conditions de réalisation de l’action et de prévenir d’éventuels contentieux. Différents documents peuvent être établis :

• Une lettre d’attribution pour informer l’organisme retenu ;
• Une convention de formation : contrat de droit privé entre une entreprise et un organisme de formation, ce document est indispensable pour déduire le coût de l’action du montant de la participation obligatoire au titre de la formation. Cette convention peut prendre, selon les cas, la forme d’un bon de commande, d’une facture, d’une convention annuelle, pluriannuelle ou tripartite. Quelle que soit sa forme, le document doit revêtir des mentions obligatoires : intitulé de la formation, coût, durée, nature, effectifs concernés, modalités de déroulement et de sanction, prix et éventuelles contributions financières des personnes publiques.

 Evaluer la formation

Cette étape intervient une fois l’action réalisée et se situe à plusieurs niveaux :

• L’évaluation de satisfaction permet de mesurer « à chaud » le degré de satisfaction des stagiaires et de demander des ajustements pour les stages suivants. Elle est réalisée par le formateur au moyen d’un questionnaire complété parfois par un « tour de table » ;
• L’évaluation du transfert des acquis permet de constater « à froid » les effets de la formation en situation professionnelle. Elle est effectuée par le responsable opérationnel au moyen de points d’étape et d’actions correctives et parfois également, par l’organisme lui-même trois à six mois après la formation ;
• L’évaluation de la prestation de l’organisme de formation : permet de retenir ou non le prestataire dans son fichier d’organismes et d’améliorer sa connaissance du marché de la formation. Elle est réalisée par le responsable de formation au moyen des évaluations « à chaud » et « à froid » et de son appréciation sur la qualité de relations et la réactivité de l’organisme ;
• L’évaluation de sa procédure d’achat permet de vérifier la pertinence de la méthodologie employée et d’apporter des réponses aux dysfonctionnements éventuels. Un tableau de bord récapitulant les étapes et les outils mobilisables est une aide précieuse. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le miniguide : « Comment évaluer une action de formation ? », en ligne sur le site www.droit-de-la-formation.fr

Attention : depuis le 26 novembre 2009, les organismes de formation doivent remettre aux stagiaires à l’issue de la formation une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée ainsi que les résultats de l’évaluation des acquis de la formation. (Art. L6353-1 al.2 du code du travail)

Témoignages

La revue d’études et d’analyse « Actualité de la formation permanente » consacre son numéro 210 à cette thématique. Sous l’intitulé « Optimiser la commande de formation », l’édition propose un panorama multi acteurs : collectivités publiques, OPCA, offreurs de formation, experts, acheteurs privés et publics débattent autour de l’achat de formation.

Des outils sont à votre disposition :

• Le « tableau de bord de suivi du processus d’achat »
• Outil joint : « Grille d’entretien d’analyse des besoins »
• « Liste de critères d’attribution »