Plan de formation : un concept, plusieurs définitions

Le Code du travail évoque le « plan de formation » sous différents angles. Soit il désigne toutes les actions à la seule initiative de l’employeur (par opposition au DIF et aux congés formation). Soit le plan est évoqué au regard du dialogue social : il s’agit de toutes les actions de formation engagées au sein de l’entreprise, qu’elles soient à l’initiative de l’employeur ou du salarié. Elles sont soumises à l’avis du Comité d’entreprise. Une autre acception du « plan de formation » est utilisé au regard de l’imputabilité. Il désigne alors toutes les dépenses de formation qui seront déclarées fiscalement ou les dépenses de formation pouvant être prises en charge par l’Opca (au titre du 0,9% ou 0,4% mutualisés). Enfin, on parle également de « plan de formation », pour parler de toutes les dépenses de formation réelles de l’entreprise, y compris les formations dites « non imputables ». Il traduit l’effort formation dans sa globalité.

 Un cadre légal et conventionnel

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1. La politique de formation de l’entreprise

A partir des orientations stratégiques de l’entreprise, définie par la Direction, le responsable formation fixe les principes qui vont guider les choix en matière de formation. La politique formation présente donc :

• les objectifs que l’entreprise veut atteindre par le biais de la formation
• les modalités d’organisation : pédagogie, calendrier, planification…
• les responsabilités des différents acteurs impliqués
• les conditions de réussite et d’évaluation
• le budget.

2. Collecter et analyser des besoins de formation

Les besoins individuels et collectifs de formation s’identifient à partir de l’écart entre les compétences requises et les compétences déjà disponibles dans l’entreprise.
Il existe différentes méthodes d’analyse des besoins (questionnaires, entretiens, matrices…) à combiner et adapter suivant les contextes.

Pour réussir cette analyse, il faut : *

• faire porter sa réflexion en amont des évolutions techniques, organisationnelles, politiques de l’entreprise
• distinguer envie et besoin de formation
• impliquer les différents acteurs concernés : direction, direction des ressources humaines, responsables de service ou de projets, salariés et partenaires sociaux.

Une fois les besoins collectés, le responsable de formation arbitre et retient les actions correspondant aux priorités de l’entreprise définit dans sa politique de formation.

3. Elaborer le plan de formation

Les trois catégories du plan de formation

Le responsable de formation doit remettre au Comité d’entreprise un document précisant la catégorie des actions de formation :

• objectif 1 : actions d’adaptation au poste de travail
• objectif 2 : actions liées à l’évolution des emplois et au maintien dans l’emploi
• objectif 3 : actions de développement des compétences.

C’est dans l’une de ces trois catégories que devaient être classées, selon leurs finalités, les actions retenues par l’employeur dans le plan de formation. Jusqu’à présent, à chaque catégorie correspondait un régime juridique spécifique au regard du temps de travail et de la rémunération versée au salarié pendant la formation.

La nouvelle loi, tout en maintenant les trois objectifs des actions de formation possibles dans le plan, prévoit :

• d’une part, que le document transmis aux membres du Comité d’Entreprise regroupe dans une même catégorie d’actions les objectifs 1 et 2
• d’autre part, que les actions des objectifs 1 et 2 relèvent du même régime juridique lorsque la formation se déroule au-delà de la durée du temps de travail : versement de l’allocation formation

4. Objectifs de formation et nature de l’action

Les objectifs de formation décrivent les résultats attendus de la formation, et s’expriment en termes de compétences à acquérir, à améliorer ou à entretenir.

Le responsable formation choisit le type d’action adéquat pour atteindre l’objectif : actions en interne, en externe, intra-entreprise ou inter-entreprises, actions d’accompagnement, de tutorat... Il lance des appels d’offre et traite ensuite les réponses.

5. Chiffrer le plan

Le budget prévisionnel comporte :

• les coûts de la formation, notamment ceux correspondant au Dif.
• le coût estimé des salaires des stagiaires
• les versements fiscalisés obligatoires
• les frais de déplacements et d’hébergement induits
• le coût des équipements dédiés à la formation.

Certaines actions peuvent être financées par divers moyens, notamment sur la mutualisation des fonds collectées au titre de la formation.

6. Réaliser et suivre le plan de formation

Le responsable formation organise les actions de formation retenues. Il assure la gestion administrative du plan : déclarations légales, demandes de prise en charge par l’OPCA, conventions de stage avec les organismes…

Le responsable formation pilote les tableaux de bord et leurs indicateurs pour contrôler à tout moment où en sont l’engagement de son budget et la réalisation du plan.

Des solutions informatiques d’aide à la gestion de la formation sont de plus en plus utilisées. Elles permettent de traiter des informations en masse.

7. Evaluer le plan de formation

Le responsable formation doit rendre compte des résultats obtenus compte tenu des investissements réalisés en formation.

Pour cela, il veille à l’évaluation des effets des actions de formation.

Il évalue ensuite le plan de formation : s’est-il bien inscrit dans la politique de l’entreprise ? Les résultats quantitatifs (nombre de salariés formés, d’actions, dépense…) et qualitatifs sont-ils satisfaisants ? Le budget a-il-été maîtrisé ? Le pilotage du processus a-t-il été efficace ? A-t-il intégré l’ensemble des acteurs concernés ?

Pour en savoir plus

Consultez les miniguides :
Comment recueillir et analyser les besoins de formation ?
Quelles étapes et conditions de réussite pour la construction du plan ?
Comment évaluer une action de formation ?

Lire

H-C Lafitte et G. Layole, Le plan de formation, Dunod, 2005

Témoignage

 

SFR définit les règles d’utilisation des dispositifs de la formation continue pour ses collaborateurs

 

Frank Esser, président directeur général du groupe SFR, Xavier Courtillat, délégué CFDT, Jean-Luc de Sinzogan, délégué CFE-CGC et Geoffroy de Vienne, délégué CFTC, ont signé le 12 octobre 2006, l’accord "Anticipation, développement des compétences et progression professionnelle" sur la gestion provisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC) de l’opérateur télécom.

Ce texte a, notamment, pour objet de « mettre en place un dispositif de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ainsi que les mesures d’accompagnement susceptibles de lui être associées, en particulier en matière de formation, de validation des acquis de l’expérience, de bilan de compétences ainsi que d’accompagnement de la mobilité professionnelle et géographique des salariés ».

 

Ainsi, sont détaillées les utilisations possibles des dispositifs de la formation professionnelle dans le cadre d’une demande d’évolution émanant de l’entreprise. « De manière générale, il est convenu que plus le projet professionnel du collaborateur et le projet de l’entreprise convergeront, plus le groupe SFR s’investira dans l’accompagnement décidé conjointement avec le collaborateur », résume cet accord. A l’inverse, plus les projets seront éloignés, plus le hors temps de travail sera utilisé pour la formation.

 

Par exemple, si le groupe SFR, compte tenu des choix stratégiques de la firme, propose une évolution que le salarié refuse parce qu’il a un autre projet professionnel, plusieurs cas de figure peuvent exister. Si ce projet professionnel correspond à un besoin de l’entreprise et si la formation n’excède pas 90 heures, cette dernière sera prise sur le temps de travail dans le cadre du plan de formation au titre de l’adaptation au poste de travail ou du maintien dans l’emploi. Au-dessus de 90 heures, l’action pourra s’inscrire dans une période de professionnalisation, hors ou sur le temps de travail. Le DIF est aussi mobilisable et s’il est pris hors temps de travail, un crédit de 5 heures supplémentaires sera attribué toutes les 20 heures. Une VAE et/ou un bilan de compétences peuvent aussi s’intégrer au plan de formation.

 

Par ailleurs, cet accord définit aussi les modalités d’exécution des demandes émanant des collaborateurs. Par exemple, si le projet du collaborateur correspond à un besoin actuel ou à venir de l’entreprise et si la formation est inférieure à 90 heures, 50 % des heures doivent être prises au titre du DIF hors temps de travail, 25 % des heures au titre du plan de formation "développement des compétences" hors temps de travail et les 25 % restants au titre du plan de formation "maintien dans l’emploi". Si la formation excède les 160 heures, la formation doit être prise en charge par le Fongecif.

 

Cet accord a été conclu pour une période de trois ans et un comité paritaire de veille et d’évaluation doit se réunir au moins une fois par an pour « veiller à la bonne adéquation entre les situations révélées et la mise en place des dispositifs correspondants ».

 

Le Quotidien de la formation, n°524, 18 octobre 2006

Des outils à votre disposition

Etapes et calendrier type des étapes du plan de formation

Exemple de fiche individuelle de relevés de besoins par le chef de service

Exemple de structure de base d’un plan de formation, AREF BTP Aquitaine

Tableau de suivi pédagogique

Tableau de suivi budgétaire

Tableau de suivi des formateurs internes