1. Diagnostic préalable

Il s’agit de faire un état des lieux avant le lancement du projet. Il s’agit de recenser et de collecter tout type d’information nécessaire à la mise en œuvre. Plusieurs problématiques peuvent être explorées dans cette étape :

• Les informations relatives au projet : compte-rendu de réunions avec les personnes et services concernés. Quels sont les éléments à l’origine du dit projet ? D’autres pistes de solutions ont-elles été envisagées ?
• Capitaliser sur les autres expériences en matière de conduite de projet : quels ont été les atouts et les faiblesses rencontrés pendant le processus de réalisation (communication, management des personnes, implication des acteurs, etc.) ?
• Identifier les ressources disponibles et / ou à acquérir : humaines, méthodologiques, expérientielles, financières, etc.

Des interviews complémentaires peuvent être prévues si les informations semblent insuffisantes.

 2. Construction d’une représentation précise et finalisée du projet

Il s’agit de dresser une première fiche d’identité du projet permettant de formaliser les premiers éléments disponibles, les champs à remplir peuvent être les suivants :

• Quoi ? Quel est l’objet du projet ?
• Pourquoi ? Quels dysfonctionnements ont été identifiés ? Quelles évolutions sont souhaitables ?
• Comment ? Quels sont les éléments connus sur le processus à mettre en œuvre, pour
• Qui ? Quels sont les principaux acteurs concernés identifiés ?
• Où ? Dans quel environnement le projet sera-t-il conduit ?

 3. Définition des finalités, étapes, objectifs

Cette définition constitue un préalable incontournable à tout projet. C’est également une étape qui a toute son importance dans l’évaluation finale. Il s’agit, à ce moment précis, de mettre en mots le projet, pour expliquer les intentions qui serviront de cadrage de référence à l’action menée. Il s’agit de distinguer ce qui ressort du sens, des valeurs que l’on souhaite véhiculer au travers de l’action et du mode opératoire employé (définition des étapes et des objectifs)

 4. Analyse stratégique du jeu des acteurs

La conduite de projet nécessite que l’on s’intéresse de près aux acteurs concernés. Selon E. Friedberg, il s’agit d’identifier le spectre des acteurs du projet. Différents acteurs doivent être identifiés : le commanditaire, le chef de projet, les utilisateurs, les bénéficiaires, l’acheteur, etc.
Ces acteurs peuvent être classés en deux catégories :

• Les décideurs : ils ont défini le résultat attendu à la fin du projet ; ils ont le pouvoir de réorienter ou d’interrompre celui-ci
• Les porteurs du projet : ils contribuent à la réalisation concrète du projet. Il est également important d’analyser les jeux de pouvoirs et de relations qui se jouent entre les acteurs. Cela permet de mieux comprendre les implications, les réactions et comportements des acteurs concernés, susceptibles d’intervenir pendant les réunions de travail.

 5. Listing des tâches et activités

A partir de la liste des étapes et des objectifs que vous avez réalisée lors d’une précédente étape, vous pouvez déterminer la liste des tâches à réaliser pour réaliser à bien chaque objectif. Pour chaque tâche, il faut indiquer une durée : l’unité de temps doit être la même pour toutes les tâches. Les ressources humaines et matérielles peuvent être affectées à chacune d’entre-elles. De plus, les tâches ainsi identifiées pourront être reprises dans un réseau logique permettant d’établir la chronologie du projet. Vous pourrez ensuite formaliser une représentation graphique du calendrier du projet au travers un diagramme de Gantt.

NB : GanttProject est un outil de gestion de projet libre, permettant de réaliser des diagrammes de GANTT afin de planifier un projet et d’en gérer les ressources.
Il est téléchargeable gratuitement en ligne sur Internet, à l’adresse suivante : http://www.commentcamarche.net/tele…

 6. Communication

La réalisation d’un projet doit s’accompagner d’une communication autour du projet. Il s’agit de mettre en place un plan de communication adapté à l’envergure du projet. Rien ne sert de déployer des moyens de communication d’envergure pour un projet qui aurait des conséquences sur un nombre restreint de personnes.
Au départ, les éléments à communiquer se concentrent autour de trois questions :

• Quel est ce projet ?
• Pourquoi ce projet aujourd’hui ?
• Comment va-t-il être réalisé ?

Le chef de projet doit communiquer régulièrement sur l’état d’avancement : réunions ou réalisations de bilans intermédiaires.

 7. Evaluation

C’est une étape très importante qui permet d’apprécier les résultats obtenus. Malheureusement, c’est une étape souvent négligée. Il s’agit de se poser les bonnes questions au départ et de savoir comment l’on souhaite exploiter les résultats obtenus :

• Quand ? Est-ce juste une évaluation finale ou prévoit-on des évaluations intermédiaires ?
• Qu’est ce qu’on évalue ? Sur quel(s) objet(s) porte(nt) l’évaluation ?
• Qui évalue-t-on ? Les acteurs impliqués, une organisation ?
• Pourquoi ? Quel est l’objectif visé par l’évaluation effectuée ?
• Comment ? Quelle démarche sera adoptée ? Quels outils seront utilisés ? Des outils seront-ils à construire ?

 8. Formulation d’éventuelles suites pour le projet

En fonction des résultats obtenus et de l’évaluation qui aura été faite du projet, des pistes de réflexion pour aller plus loin vont se dégager :

• Quelles remédiations peuvent être apportées aux difficultés rencontrées ?
• Quelles sont les pistes de déploiement possibles ?
• Quelles améliorations peuvent être apportées au processus méthodologique ?

Des outils à votre disposition

Exemples de critères et d’indicateurs d’évaluation

Liste des différents types de ressources disponibles

Liste des acteurs concernés

Feuille de mission

Exemple de planification sur Gantt